現在はIPO済の某企業で学んだ仕事術を紹介します!
- 6年間金融機関勤務
- 1年間ベンチャー企業
- 現在~家業(中小企業)勤務
上記経験した筆者が、2番目の「ベンチャー企業」に在籍していた時の仕事術を紹介します!
当時勤務したベンチャー企業は昨年IPOし、今もいけいけの企業です。
大企業との違いも織り交ぜながら紹介します!
★仕事はGoogle機能を駆使
ほぼすべての業務はGoogleの機能を駆使しています。
使っているメインの機能は以下の通りです。
- チャット
- ミート
- スプレッドシート
- ドキュメントシート
- カレンダー
- ドライブ
- Gmail
1つ1つをどう使っていたのか、簡単に紹介していきます。
①チャット
画像や議事録の共有がスマートにできるので、このGoogleチャットでほぼやり取りは行われます。
部署毎、プロジェクト毎にチャットルームを作り、プロジェクトが混在しない仕組みを作っています。
コロナがはやり出したときに、実は当企業はいち早く全社員のリモートワークを決断しました。
が!このチャットに慣れている皆は影響が少なく、仕事スピードはむしろ上がっていました。
②ミート
今やZoomが多いイメージありますが、実は全世界的に利用者が一番多いのはGoogleミートなんです。
当社でもオンライン会議、社外会議はすべてGoogleミートを利用していました。
ミートのいいところは、Googleカレンダーからすぐリンクを発行できることです。
③スプレッドシート
プロジェクトの進捗管理、実績の管理はスプレッドシート一択でした。
- 同時に複数人が打ち込んで編集することができる点
- すぐ保存される点
このメリット2点をフル享受していました。
会議中にはスプレッドシートを画面共有し、一斉に打ち込んで、会議後にはネクストアクションプランが明確になっている状況を作り出していました。
④ドキュメントシート
こちらは会議後やセミナー後の議事録に使用していました。
③スプレッドシートと同じメリットがあり、形式気にせず打ち込めるので、
会議後には議事録をすぐにチャットに貼り、いつでも見返せる状況を作っていました。
⑤カレンダー
スケジュール管理はカレンダーで実施していました。
スケジュールの性質に合わせて色分けし、プライベートの予定がある際は、
名前、P という表記で予めブロックしていました。
また、カレンダーはタスク管理もあるので、その日やるべきタスクをカレンダーに登録することで、作業漏れを防止していました。
⑥ドライブ
画像や書類の保管はすべてGoogleドライブで行っています。
特に画像の共有は、
- Googleドライブに格納
- 権限を「共有」に変更
- リンクを発行
以上3つのプロセスでリンクで共有していました。
一度リンクを共有すれば、フォルダごと共有できるので、
そのフォルダにどちらかがタイムリーに画像を追加することができ、とても便利です。
当社ではこの共有ドライブをプロジェクト毎、用途毎にフォルダ整理し、
いつでも画像の確認、共有できる状況にしていました。
⑦Gmail
これはいうまでもないですが、メールはGmailでやり取りし、以下のような工夫をしていました。
- フォルダ分け
- 外部に送る際にccに上司を入れる
- メーリスリストをいつくか作り、社外からのメールは皆が見れるようにする
また新着通知はミュートへの切り替えが簡単にできるので、ミーティング時にはミュート、それ以外は通知ありに設定することでタイムリーに重要なメールに気づける仕組みを作ることが出来ます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は第一弾として、
- 業務ではGoogle機能をフル活用
- それぞれの機能をどのように活用していたか
をご紹介しました。
大企業勤務時代は一切Google機能を使わず、outlookやエクセル、ワードを使用していたので、
更新前のファイルを送信してしまった…
議事録を書いた紙をまたファイルに落とさなきゃ…
とんでもない生産性の低い中で仕事をしていたことを改めて実感しています。
是非皆さんの企業でもGoogle機能をフル活用し、プロジェクトスピードを上げ、がんがんPDCAを回していきましょう!
次回は働き方・組織編です。
お楽しみに!