中小企業のDX | 従業員4人で売上5憶を上げる仕事術

会計 仕事

DXってデラックスのことだよね?
そんな上司の冗談がうける時代も終わり、DX=デジタルトランスフォーメーションという概念が当たり前のように流通している昨今。
デジタルは生活インフラの一部になり、IoTやAIも続々とデバイスやツールに導入されています。

顕著なのはタクシーで流れているCMですね笑 
人事評価や経費精算やマーケティングやら…
業務効率化のツールが永遠と紹介されています。

でも、具体的に何をするんじゃい、どっか専門部隊にコンサルしてもらうの?

DXの概念の幅が広すぎて何から手を付けていいかわからないというのが実情ではないでしょうか?
そこで!

大企業⇒イケイケのベンチャー企業⇒家業

と歩み、大企業と生産性を爆視するベンチャー企業の両方を経験した私が、現在家族経営の中小企業で取り組んでいるDXを紹介します!テーマは大きく三つ、会計ソフトの導入・Google機能の導入・チャットワーク機能の導入です。それぞれご紹介します!

1.クラウド会計ソフトを使って業務効率化

経理の効率化を図ると、財務内容がタイムリーに把握でき、経営判断の大きな材料となります。
ただ経理は本当に奥が深いです…
ですがそれだけ効率化の伸びしろが半端ないのです。

経理の効率化を制する者、経営を制する


こういっても過言ではありません。経理の効率化は本当に様々な分野に利益をもたらしてくれます。実際に私が導入した例をご紹介します。

クラウド会計ソフト 何がいいの?

日本での3大クラウド会計ソフトは「マネーフォワード」「弥生会計」「freee」の3つです。
私は「freee」を導入しました。理由は以下の通りです。

  1. 仕訳が簡単にできる
  2. 連携しているツールが半端なく多い
  3. 「いつでも」「どこでも」のクラウド型ソフト
  4. コスパ〇
  5. 請求書、見積書、納品書を簡単に作れる

それぞれ簡単に説明します!

1.仕訳が簡単!

会計処理に苦手意識のある人には、そもそも「仕訳」の仕方に苦労する、もしくは教えるのに苦労する…そんな方多いのではないでしょうか。しかし「freee」であれば、Web口座を利用していると自動で入出金などの取引明細の内容を収集し、勘定科目を予測してくれるので、登録ボタンを押すだけで仕訳が完了します。
イメージ以下の通りです。

freee上の操作イメージ
  • ステップ1
    インターネットバンキング、クレジットカードを自動連携
  • ステップ2
    自動でfreee上に入出金明細が出現

また、画面に従って操作することで決算書までが簡単に作成できます。更に入力した情報をもとに様々な種類のレポート・グラフが出力できるので、タイムリーな経営状態の把握が可能となります。

2.連携しているツールが半端なく多い

インターネットバンキングや各クレジットカード明細はもちろん、LINE、チャットワーク、Amazon、楽天、メイクショップ、アスクルなど、100種類以上のアプリが連携可能です!
会社の備品をアスクルとかAmazonとか楽天で頼む方多いと思いますが、ちょー便利ですよね笑
年々、連携アプリが拡張しているとのことで、今や会計ソフトを巨大なプラットフォームと考えていいと思います。

3.「いつでも」「どこでも」のクラウド型ソフト

「freee」は、パソコンなどにインストールして使用するのではなく、ブラウザを利用して使用するクラウド型なので、使用する機器を選びません。Windowsパソコン、Mac、スマートフォン、タブレットなどでなんでも利用できます。時と場所、媒体を選ばず「いつでも」「どこでも」会計処理ができるので、全国を飛び回り、自宅やオフィス以外でも仕事をする経営者にはぴったりです。

4.コスパ〇

法人用は月額1,980円、個人事業用は月額980円で利用できるので、従来の会計ソフトよりも年間の利用料金が安い上に、3人まで無料で使用できます。また、月額費用にはサポート費用やバージョンアップ費用が含まれています。

5.請求書、見積書、納品書を簡単に作れる

オンライン請求書機能で請求書が簡単に作成でき、会計処理を自動化できます。請求書のほか、見積書・納品書の作成もできます。また、その作成の時点で自動的に仕訳を立ててくれるので、請求書と同じ金額の入金があった際は自動的に消し込んでくれます。
2022.1月に電子帳票保存法も新たに設定されました。請求書のクラウド化を導入する大義名分にして、取引先とクラウド化に向けた交渉も同時に進めましょう。

その他アドバイス

freeeを導入する際は、なるべくfreeeの操作に長けた税理士さんと組みなおすことをお勧めします。もしくは古くからの付き合いがあって変えられん…という方はその税理士の方にfreeeのアクセス権限を渡し、勉強してもらいましょう。

まとめ

皆さんの貴重なリソースは、外部環境変化への対応や新商品の企画、販促等、割くべきところに割く。これが本当に大事です。経理、会計の効率化は攻めへの第一歩と捉え、積極的に会計ソフトの導入を検討しましょう。

2.Google導入導入による業務効率化

すべての業務の効率性が格段にアップします。
ベンチャー企業勤務時代にもこのGoogle機能を駆使していました。
ステップは以下の通りです。

Google導入のステップ
  • ステップ1
    Googleアカウント(ビジネスプラン)を一つ作る

  • ステップ2
    会社のメールアドレスをgmailにすべて転送(新たにgmail用のドメインを取得するのもあり!)
  • ステップ3
    送信時は、今までの会社のアドレスが送信元になるようgoogle上で設定
  • ステップ4
    そのGoogleアカウント一つを皆で見る。
  • ステップ5
    社員が増えたら各個人にGoogleアカウントを作る。
  • ステップ6
    Googleカレンダーでスケジュールを共有
  • ステップ7
    議事録や資料は必ずGoogleドキュメントorスプレッドシートを使用する

  • ステップ8
    カレンダーでタスク管理

Googleアカウント一つを皆のPCでみることでブックマークを共有することができます。
新しいサイトやツールを入れたときのログインページをすぐに「このフォルダね!」と共有することが可能になります。

議事録やリストは必ずGoogleのドキュメントシートもしくはスプレッドシートを使おう!

ステップ7にも記載しましたが、Googleのシート機能は超優秀です。皆さんはワードやエクセルに慣れ親しんでいると思いますが、機能も似ているのですんなり使えると思います。イメージとしては、

  • ドキュメントシート ≒ ワード
  • スプレッドシート ≒ エクセル

上記のような感じです。シートを皆で共有することができ、打ち込んだ直後に更新されていきます。
オンライン上のホワイトボードになります!
オンライン会議ではこのシートを画面共有しながら、誰かが議事録を打ち込んでいけば、オフラインと遜色ない会議ができます!
むしろ会議が終わった瞬間に議事録が完成しているので、かえって効率的です!

3.チャットワーク導入

みなさん、取引先とのやり取りはメールを使っていますか?以下の悩みないですか?

  • あの取引先からもらったあの資料どこだっけ・・?
  • あのプロジェクトどこまでやり取りしてたっけ・・?

是非チャットワークの導入をご検討ください!無料プランで十分使えます
まわしもんでもなんでもないですが、私はこのチャットワークを入れてかなり生産性があがりました。
チャットワークはいわゆるチャットツールです。
操作方法はほぼLINEです!

LINEよりビジネス向きな点は以下の点です。

  • 画像の保存期間が長い
  • セキュリティが強固
  • タスク管理ができる
  • ベンチャー企業中心に使用している会社が多い

チャットをしての引用や返信ができますし、誰か指定しての投稿もできます。
画像の送信もドラッグするだけで送れるのでかなり便利です。

まとめ

以上、劇的に業務の生産性が上がる3つの方法をご紹介しました。いかがでしたでしょうか。
どれも簡単に始めることができるので、無料体験から始めてみることを強くお勧めします。
今をときめく最先端のユニコーン企業のノウハウを活用し、一気にDX化を進めましょう!

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