1年間残業なしで最短昇格した「生産性を極める仕事術」3選!

成長 仕事

仕事は持ち帰っちゃダメ!残業もダメ!でも高い目標を課せられる!達成しなかったら昇格できない…そんな環境下で鍛えられ、最短で昇格した私が「生産性を極める仕事術」をお伝えします。

限られた時間の中でいかに成果を出すか、これは仕事に携わる人の永遠のテーマですよね。私はメガバンクに6年ほど在籍していましたが、扱う情報の大半が財務が絡んだスーパー極秘情報なので、当然、「持ち帰って家で仕事の続きを…」なんてことは許されませんでした。また、ご時世的にかなり残業に対しても厳しかったので、いかに残業をせず生産性を極めて成果を出すか、ここを追い求める必要がありました。そんな私が、できる上司や仕事術の著書などから学び、最短での昇格につながった「生産性を極める仕事術3選」をお伝えします。

猛者の集まり「日本橋支店」で目の当たりにした、できる上司に共通した特徴

銀行は入社して一定の研修期間を終えると、ランダムで日本全国に何万とある支店のどこかに配属されます。私がまず配属されたのは日本橋支店でした。その日本橋支店は、日本で1位、2位を争う実績を出す大規模支店で、配属されてくる先輩・上司は支店で結果を残しまくった精鋭たちでした。そんなアスリート先輩・上司に共通する特徴は、

残業をしない。むしろ帰りが早い。

一体いつ、どういう仕事をしているのか。なんで残業をせずとも結果を上げまくれるのか。入りたての私は不思議でしょうがなかったのを思い出します。そんな生産性を極めた上司・先輩に教わった、そして自分自身でも情報収集して効果の高かった仕事術をお伝えします。

仕事術① オンライン・オフラインでの整理整頓を極める

「はーい、みんな整理整頓しましょうね!」幼き頃に先生が言っていた何気ないこの言葉。この言葉が実はいかに重いか、社会人になって気づきます。できる人は皆、整理整頓を極めています。どういうことか、言い換えると、

必要なものだけが、自分好みの位置に配置されていること

ということです。特に「自分好みの位置に配置されていること」が重要です。できる人はそれをオンラインでもオフラインでも完璧に仕上がっています。

オンライン | フォルダ分けを極める

つまりPC上での整理整頓です。銀行ではデスクトップにフォルダを置くと、シャットダウンごとに自動的に消えてしまう仕組みなので、一つのプラットフォーム内でフォルダ分けを駆使しています。できる先輩のフォルダ分けを見せてもらった時に意識されていた点は以下です。

  • フォルダは五十音順にならんでいる
  • フォルダ名に自分なりのルールがある
  • 取引先ごとのフォルダがあり、すべて同じ順番でファイルが並んでいる
  • よく使うファイルの白地フォーマットが、頻度順に並んでいる

オフライン | ファイルはなるべく大きいドッジファイルに一まとまりに

一枚のクリアファイルに一枚の書類が入って、それが引き出し内に無数に積み重なっている…入社当初の私が陥っていた状況です。探す時間は世界一無駄と分かりながらも探さざるをえない…そんな私を劇的に変えたのが「大きいドッジファイル」の使用です。ドッジファイルとは、一つのファイルに何個もカテゴライズできる大きいファイルのことです。このデカファイルが引き出しに3~4つほど入れるだけで最短で目的の書類に到達します。ちなみにその3~4つのジャンル分けは、

  • 社外営業用の取引先別ファイル
  • 社内稟議用の用途別ファイル
  • 事務の過去実施集

という具合です。このドッジファイル内にデフォルトでついているタグをフル活用して、一発で引ける自分だけの辞書を作るイメージです。

仕事術② スケジュールとタスクの密接な紐づけ

出来る人は、PCをつけ、スケジュールを開いた瞬間にその日のやるべきことが30分単位で入っています。もうどの時間で何をやるかが瞬時にわかる状態になっているんですね。タスク発生からカレンダーへの落とし込みのプロセスは以下です。

  1. タスク発生したら、瞬時にタスクにかかる時間を算出
  2. すぐに終わるタスクはカレンダーに入れる
  3. 中長期的なものは重要度ABと緊急度ABを組み合わせて4つにカテゴライズ
  4. AAの組み合わせから順番にカレンダーに入れる
  5. 最後にスケジュールを出力して終わった業務に「済」印を押す

銀行では、毎日スケジュールカレンダーを出力して、上司に朝共有するというアナログなことをやっていたのですが、できる人はその共有ファイルを、誰よりも先に上司のデスクに提出しています。常にTodoが整理された状態で朝出勤しているんですね。ここは私もかなりこだわりました。

仕事術③ コミュニケーションは結論から入る

上司への相談、営業先への提案、関連会社への情報共有…社内外問わず、銀行は様々なステークホルダーがいて、都度コミュニケーションが発生します。しかもそれぞれが多くの案件を抱えているので、いかに短い時間で、かつ齟齬のない正確なコミュニケーションがとれるか。ここは腕の見せ所です。意識すべきは一点、「結論から入る」です。

皆さんも一度は聞いたことがあるかもしれませんが、勘違いをして実践しきれていない方も多いです。
相手が「結論から申し上げますと」といって、その結論がめちゃめちゃ長い…結局何を言いたいのかわからいなあ、なんて経験もあると思います。では結論とは何か、

相手にやってもらいたいことを究極にシンプル化したもの

です。自分の言いたいことではありません!
相手にやってほしいアクションプランを端的に伝えるのです。例えば、作成中の資料を上司に共有する際にいい例とダメな例をお伝えします。

  • ダメな例:「資料のリンクを送りました。迷っている点がいくつかあり、こことここで…」
  • いい例:「資料のリンクを送ったのでご確認をお願いします。まだ作成中です。資料の方向性をすり合わせることで大きなずれを回避したいです。もし内容がよければ承認をお願いします。」

まず「確認をしてほしい」という相手のアクションプランを冒頭に言っている点がポイントです。また、ダメな例に陥りやすい原因は「準備不足」です。自分で結論が出し切れていない、ある程度相手の反論を予測することができていない場合は結論から言えないケースが多いです。これは私のよくやりました。ここつつかれるだろうな…でも早く終えたいし、出しちゃえ、やっぱりつつかれた…皆さんもあるあるですよね笑

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は生産性を極める仕事術を3つ厳選して紹介しました。皆さんもこの3つを極めて、同期から一目置かれる存在になりましょう!

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