人生が変わった仕事術!簡単で漏れのない究極のタスク管理方法 

タスク 仕事

タスク管理ができない…しんどい業務は後回しにしちゃう…
様々な業務を抱える、特に中小企業の経営者の皆さんは上記のような悩みをお持ちではないでしょうか。私もずっとその悩みを抱え、色々なツールを試し、様々な著書を読み漁りましたが、これ!といった方法に出会うことができませんでした。そんなずぼらな私が試行錯誤の末たどり着いた、究極のタスク管理方法を紹介します。そして、この管理方法は人の習慣を変え、人生をも変えてしまう方法なのです。是非、最後まで読んでみてください。

なぜタスク管理ができないのか

では実際の管理方法をご紹介する前に、タスク管理ができない理由を説明します。新しいツールを試しても三日坊主…タスク管理シートが一つまた一つ増え、情報が散らばりタスク漏れが起きる…タスク管理自体がタスクになる…。タスク管理の呪いに悩まされてきた私は、なぜこうなってしまうのか、Whyを繰り返し、一つの理由があることに気が付きました。それは、

タスクを達成しようがしまいが、誰にも評価されないことによる、モチベーションの欠如

です。タスクを発生させるのも、いつやるのかも、自分次第です。期日より余裕をもってタスクを達成したとしても、いい出来栄えのプレゼンの資料ができたとしても、上司がいるわけでないので誰もほめてくれません。逆もしかり、自分で設定した期日を超えてしまったからといって誰かに怒られるわけでもないのです。

当然ほめてもらうために仕事をしているわけではありませんが、人間である以上、承認欲求は誰しも持っており、誰かに評価してもらうために仕事をする、という側面を潜在的に持っているのです。

タスク管理自体をフリーランスのオンライン秘書に外注しよう

では、どうすればタスクを終わらせてやろうというモチベーションを奮い立たせることができるのか、そうです。第三者の目です。つまり、タスク管理自体を外注するのです。第三者の目があるだけで人は変わります。そして、幸運なことに、世の中には、人を助けたいというフリーランスの熱心な秘書さんがたくさん仕事を待っています。そんな人に自分の仕事ふりを見てもらいサポートしてもらえるのです。ですが、第三者を介することになると、

逆にコミュニケーションが増えて煩雑になるのでは…?

大丈夫です。ご安心ください。これから、ご紹介する方法通りに実施いただければ、とても簡単にタスク管理を依頼することができます。早速、そのタスク管理のフローをご説明します。

  1. フリーランスの秘書さんを探す
  2. 業務委託契約書を結び、月額固定費でタスク管理をお願いする
  3. 個人用Googleカレンダーのアカウントのログイン・パスワードを共有する
  4. タスクをチャットワークで備忘代わりに打っていく
  5. 秘書さんにタスクとスケジュールをその個人用Googleカレンダーに入れてもらう

それでは、一つ一つ見ていきましょう。

1.フリーランスの秘書さんを探す

ココナラ、ランサーズ、クラウドワークスなど、フリーランスへ業務を外注できるプラットフォームが増え、デザインやプログラミングなど専門的な分野の業務をフリーランスに委託するという流れがかなり一般的になってきました。まずは上記のプラットフォームにて、「秘書」というキーワードにて検索してみましょう。一定数ヒットします!私の場合は、ココナラであらゆる業務をカバーしている秘書さんが見つかりました。

ココナラでの秘書さんの検索結果

上記がココナラでの検索結果です。経験の量や業務範囲、請け負う時間によって、価格帯も変動します。どのプラットフォームでも正式に依頼する前に、見積依頼をできるので、必ずその中で自分の業務イメージを伝え、見積を出してもらうプロセスを踏みましょう。コミュニケーションの取りやすい人かどうかもそこで見極めることができます。

2.業務委託契約書を結び、月額固定費でタスク管理をお願いする

見積依頼をし、よさげな方が見つかったら、業務委託契約書を結びましょう。相応の個人情報を共有することになるので、締結することをお勧めします。逆に契約書締結を提案してこない秘書さんは経験が浅い可能性があります。

そして、月額固定費にて、タスク管理の依頼をしましょう。様々な方に見積依頼をしましたが、今回ご紹介するスキームでは大体1万~15000円の間で出していただきました。その金額帯を一つの目安にしていただければと思います。

3.個人用Googleカレンダーのアカウントのログイン・パスワードを共有する

会社でGoogleカレンダーを使用しているケースも多いと思うので、それとは別の個人用のアカウントを作り、そのアカウントを秘書さんに共有しましょう。会社のカレンダーをそのまま共有している方もいらっしゃるみたいなのですが、さすがに様々な機密情報が載っているので私は個人用のアカウントを作り、共有しました。ただ後程説明しますが、会社のカレンダーと個人用のカレンダーを同時に記載することができるので、ご安心ください。

4.タスクをチャットワークで備忘代わりに打っていく

カレンダーを共有したら、自分の使いやすいコミュニケーションツールを使って、簡易的にタスクを秘書さんに送ります。私は昔からチャットワークを使用しており、無料で使える範囲も大きく、リアクションマークもつけられるので、かなり便利です。
そしてタスクを送る際は、入力を最大限簡略化します。私の場合、下記の画像のような形で、着手日(日付)・タスク内容・所要時間(かかる分数)この3点のみを送っています。

チャットワークでの依頼テキスト

5.秘書さんにタスクとスケジュールをその個人用Googleカレンダーに入れてもらう

上述のようにチャットワークで作業内容を送ったら、そのタスクをカレンダーに反映してもらうよう秘書さんに依頼します。
その際に、下記画像のようにカレンダーの終日の欄にタスクを、早朝の時間帯にスケジュールをいれてもらうようにしてください。そして、こちらでは会社のカレンダーと個人用のカレンダーを同時に表示させます。

カレンダーへの入力方法

タスクとスケジュール両方いれてもらう理由としては、タスクを別のカレンダーに共有することができないことにあります。タスクを個人用のカレンダーに入れたとしても、会社のカレンダーを見たときに一元化できていなければ意味がないので、他の予定と時間が被らなそうな早朝の時間帯にスケジュールを入れてもらいます。

そうすれば、会社用、個人用二つのカレンダーを同時表示した際に、早朝の時間にやるべきタスクがスケジュールとして一覧化できるので、あとはそのスケジュール達を訪問や会議の間に自分でスライドさせていくことで、その日の業務イメージを自ら固めることができるのです。

プライベートでのルーティンや自己啓発も共有しよう

冒頭で習慣が変わるということをお伝えしました。まさにこの報告制度をプライベートでも適用します。私の場合、英会話の時間とジムでのトレーニングを日課としたかったので、平日は毎日タスクとして、英会話とトレーニングを入れてもらいます。

そして毎日の成果物をチャットワークに送ることで、そのタスクを完了としてもらうようルール決めします。そうすることでアウトプットの練習にもなり、習慣化にもつながります。私の癖である三日坊主も完全に解消し、公私ともに高貴な日々を送っています。

まとめ

以上、外注を駆使したタスク管理方法をご紹介しました。
この方法のポイントは第三者の目と手を入れることです。そうすることで、朝カレンダーを開いた時には、当日のやるべきことが明確になっており、無駄な時間なく業務に取り掛かることができます。
またプライべートで習慣化したいものがある際には、この方法がとても有効です。是非実践してみてください。

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