現在は既に上場済いけいけベンチャー企業の働き方を紹介します！
- 6年間金融機関勤務
- 1年間ベンチャー企業
- 現在～家業（中小企業）勤務
上記経験した筆者が、2番目の「ベンチャー企業」に在籍していた時の働き方・使用ツールを紹介します！当時勤務したベンチャー企業は昨年上場し、今もいけいけの企業です。
大企業との違いも織り交ぜながら紹介します！
働き方① リモートワークへの即移行
2020年に猛威を振るい始めた新型コロナウイルスですが、当社はいち早く全社員にリモートワーク号令を出しました。さすがに最初は混乱するだろう…リモートのリの字も行っていない大企業にいた私は当然そう思っておりました。しかし…
即リモートワーク対応完了、プロジェクトスピードはむしろ上がったのです笑
それができた理由を紹介します。
理由①ノートPC文化
会社から入社初めにノートPCが支給され、導入できるアプリに制限をかけていました。
また各自のデスクにはモニターが置かれ、エンジニアの方はそのモニターとPCの2画面を駆使し、
作業していました。そのPCを自宅で使えばいいだけなので、すんなりとリモートに移行できたのです。
大企業では当然デスクトップです。
情報セキュリティ上しょうがないとは思っていましたが、今はその大企業でもリモートが進んでいるとのことで…
結局やるかやらないかなんだなと…その決断のスピードなんだなと実感しました。
理由②チェックインシステムの早急整備
部署ごとに毎朝決まった時間を設定し、挨拶代わりに各々トピックを話す時間を30分設けることを社内共通ルールとして整備しました。
朝礼のような報告義務があるものはなく、逆にテーマは自由で、
- その人のルーティーン
- 好きな読書
- 好きな番組
- 昨日夜何をしたか
といったことを発表していました。これをすることで、
- 仕事へのやる気スイッチをおす！
- 部メンバーのコンディションをする
- 明るい気持ちで仕事に入れる
このような目的を果たすことができます。
もちろん部ごとに一週間のタスクを共有するMTGが別途設けられています。
とにかくこのチェックインタイムでは、ネガティブな気持ちを一切作らないことを皆心掛けていました。
働き方② プロジェクト管理方法
では次にそんなリモートワーク体制化でも鬼のようにプロジェクトを進めていた方法を紹介します。
方法①個人・部のKPI設定
- 個人：半年/1カ月/1週間
- 部署：半年/1カ月/1週間
上記の単位でKPI、つまり具体的な数値を用いた目標を設定し、そのKPI達成度合いを共有するMTGが毎週月曜日の朝に行われました。
プロセスとしては、まずそのMTGでは下記のような内容を話します。
- 前週のKPI達成度合いを共有。未達成の場合の原因追及
- 今週のKPIを設定
- KPIから逆算したTodoを設定
- 翌週Todoができたか、KPIが達成されたかを確認
特に、1の未達成の場合の原因追及は、その原因が
- 一過性のものなのか
- そもそも組織や決裁体制に問題はないのか
この二点をひたすら「なぜ」を繰り返し、
時間がなかったので…忙しかったので…
という表面的な理由を認めず、なぜそうなったかが因数分解しきれるまで原因を追及します。ここがこのMTGの味噌です。これをやることで次回以降、同じ原因でTodoが達成されないという現象を防止します。
方法②MTGの質の高さ
各人、いろいろなプロジェクトをまたがって担当していることもあり、MTG時間の調整は困難を極めます。だからこそ、1度のMTGの質にはこだわります。
MTGのプロセスはこうです。
- 議題をすべて挙げ、時間配分を決める。タイムキーパー・議事録役も決める。
- 議事録を画面共有しながら進める
- ネクストアクションプランを明確にする
- 次のMTGの日時を確定する
1の議題たちはあらかじめドキュメントシートにまとめられ、始まった瞬間に画面共有されています。そのシートを誰か議事録役が入力していき、更新されていく様子を皆で見ながら議論を進めます。
いわゆるオンライン版ホワイトボードですね。
MTGが終わるころには
いつまでに誰が何をするか
が完全に明確となっている状況を作り出すことをゴールとしています。そこが確定していない場合は
少し時間を延長するか、その後のチャットで決めきります。
働き方③Google機能をフル活用
ほぼすべての業務はGoogleの機能を駆使しています。
使っているメインの機能は以下の通りです。
- チャット
- ミート
- スプレッドシート
- ドキュメントシート
- カレンダー
- ドライブ
- Gmail
1つ1つをどう使っていたのか、簡単に紹介していきます。
①チャット
画像や議事録の共有がスマートにできるので、このGoogleチャットでほぼやり取りは行われます。
部署毎、プロジェクト毎にチャットルームを作り、プロジェクトが混在しない仕組みを作っています。
コロナがはやり出したときに、実は当企業はいち早く全社員のリモートワークを決断しました。
が！このチャットに慣れている皆は影響が少なく、仕事スピードはむしろ上がっていました。
②ミート
今やZoomが多いイメージありますが、実は全世界的に利用者が一番多いのはGoogleミートなんです。
当社でもオンライン会議、社外会議はすべてGoogleミートを利用していました。
ミートのいいところは、Googleカレンダーからすぐリンクを発行できることです。
③スプレッドシート
プロジェクトの進捗管理、実績の管理はスプレッドシート一択でした。
- 同時に複数人が打ち込んで編集することができる点
- すぐ保存される点
このメリット2点をフル享受していました。
会議中にはスプレッドシートを画面共有し、一斉に打ち込んで、会議後にはネクストアクションプランが明確になっている状況を作り出していました。
④ドキュメントシート
こちらは会議後やセミナー後の議事録に使用していました。
③スプレッドシートと同じメリットがあり、形式気にせず打ち込めるので、
会議後には議事録をすぐにチャットに貼り、いつでも見返せる状況を作っていました。
⑤カレンダー
スケジュール管理はカレンダーで実施していました。
スケジュールの性質に合わせて色分けし、プライベートの予定がある際は、
名前、P という表記で予めブロックしていました。
また、カレンダーはタスク管理もあるので、その日やるべきタスクをカレンダーに登録することで、作業漏れを防止していました。
⑥ドライブ
画像や書類の保管はすべてGoogleドライブで行っています。
特に画像の共有は、
- Googleドライブに格納
- 権限を「共有」に変更
- リンクを発行
以上3つのプロセスでリンクで共有していました。
一度リンクを共有すれば、フォルダごと共有できるので、
そのフォルダにどちらかがタイムリーに画像を追加することができ、とても便利です。
当社ではこの共有ドライブをプロジェクト毎、用途毎にフォルダ整理し、
いつでも画像の確認、共有できる状況にしていました。
⑦Gmail
これはいうまでもないですが、メールはGmailでやり取りし、以下のような工夫をしていました。
- フォルダ分け
- 外部に送る際にccに上司を入れる
- メーリスリストをいつくか作り、社外からのメールは皆が見れるようにする
また新着通知はミュートへの切り替えが簡単にできるので、ミーティング時にはミュート、それ以外は通知ありに設定することでタイムリーに重要なメールに気づける仕組みを作ることが出来ます。
Google機能まとめ
大企業勤務時代は一切Google機能を使わず、outlookやエクセル、ワードを使用していたので、
更新前のファイルを送信してしまった…
議事録を書いた紙をまたファイルに落とさなきゃ…
とんでもない生産性の低い中で仕事をしていたことを改めて実感しています。
是非皆さんの企業でもGoogle機能をフル活用し、プロジェクトスピードを上げ、がんがんPDCAを回していきましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
皆が共通認識を持ったうえで進むプロジェクトはとにかく早いです。
その進め方が仕組化されている会社は成果を出すまでも早いです。
私はこの働き方を今の中小企業である家業でも意識し、売上は3年連続で伸びています。
何より、勤務時間が大幅に減少しました。
皆さんも是非参考にしてみてください。
