仕事をする上で欠かせないビジネススキルであるタスク管理。
きちんと共有・把握することで仕事が驚くほど円滑に進みます。
そこで今回は、タスク管理のメリットやツールの正しい選び方について詳しく解説していきます。
タスク管理における３つのメリット
タスク管理における３つのメリットをご紹介します。
タスクの見える化
タスクや関連した情報を頭だけで完璧に記憶し、整理することは非常に難しく、間違えて記憶してしまったり、タスクが多すぎて忘れてしまうというリスクもあります。
そこでタスクを可視化して管理することでそのようなミスを防ぐことができるだけでなく、次にとるべき行動もイメージしやすくなります。
タスクの正しい優先順位が分かる
優先順位を付ける理由は遅滞なく仕事を効率的に行うためです。
作業ひとつひとつに優先順位をつけることで仕事の重複もなくなり、仕事の効率化につながります。
それだけでなく、正しく優先順位をつけることで、
進行の妨げとなるボトルネックも明確にすることも可能です。
仕事のパフォーマンスそのものが優先順位の付け方にも大きく影響します。
仕事の効率を高める
タスクを見える化し優先順位をつけることによって、
止まっている時間や無駄な労力を使うことはなくなるでしょう。
次の作業へもスムーズに取り組むことができ、タスク確認によって期日への意識も常に持つことができます。
タスクの優先順位を付ける2ステップ
次に優先順位の付け方の手順をご紹介します。
１．必要な作業の明確化
多くの仕事を行う際にすること・しないことを分類する必要があります。
仕事を完遂するために欠かせないタスクをまず明確にします。
この分類をしていない場合、余分な作業に時間を取られ必要な作業にあてる時間が少なくなり、
スケジュールの遅滞にも繋がりかねません。
２．重要度と緊急度から優先順位をつける
次に重要度と緊急度で分けてみましょう。
一般的な順位の付け方としては、
・緊急度が高く重要度も高い
・緊急度は低いが重要度は高い
・重要ではないが緊急度は高い
・緊急でも重要でもない
以上の4パターンに分けて優先順位を決めていきます。
仕事ができる人がやっているタスク管理法
ここからは仕事ができる人が実践しているタスク管理法を5つご紹介します。
●エクセル
ビジネスシーンにおいてエクセルを活用している人は非常に多いです。
ここでおすすめしたいのが、テンプレートを用いる方法！
Microsoftから無料テンプレートをダウンロードすることができます。
カレンダー形式や書き出す形式のものなど種類も豊富なので、個人・チームどちらにもおすすめです！
●メール
メールが社内で主要な連絡手段の場合、メールの受信ボックスを活用する方法もあります。
完了したタスクメールを完了タスク用のフォルダに移動させていく方法です。
紙に書き写すなどの作業工程を増やさずに行うことができ、
基本操作はメール送受信のみなので新しいツールの操作に悩む方にはおすすめです。
しかし、細かな設定やタスクの共有には向かない為、個人利用向きになります。
●「バレットジャーナル」
手書きで行うタスク管理の方法になります。
ペンとノートがあれば始められ、ノートや手帳などでタスク管理を行います。
手書きが好きな人におすすめです。
●カレンダー
手帳やカレンダーでもタスク管理は可能です。
スケジュールに組み込むことでタスクが予定化され、期日への意識も高まりやすくなります。
なかなか設定した期日通りに完了できないことに悩んでいる方にはおすすめの方法です。
●デジタルツール
パソコンやスマホで使えて大きく支持されているのはやはりアプリでのタスク管理です。
個人に特化したものから大人数でも使えるものまで多くのアプリがあります。
自分にはどういう機能が必要かを明確にしておかないと、選ぶのはかなり大変かもしれません。
タスク管理はビジネスには欠かせないスキル
タスク管理という行為自体を面倒に感じる人もいるでしょう。
ですが、タスクを見える化することは仕事を正確に達成するためには欠かせません。
多くのメリットを生み出すこのタスク管理を、便利なツールなどを利用してぜひ実践してみてください！
自分のやりやすいタスク管理法を見つけることで、きっと仕事の効率化にもつながるはずです。
