仕事においてタスク管理は非常に重要なスキルとされています。
仕事を評価される人ほどタスク管理を上手に活用し、良い成果を生み出しています。
そこで今回はタスク管理を無理なく行うための7つのコツをご紹介します！
☑重要度・緊急度を軸にして優先順位をつける
☑所要時間の把握
☑必要な書類や資料は一緒に記録する
☑自分だけでなく上司やクライアントのスケジュールも想定する
☑休憩時間を必ず取る
☑やらないことも決める
☑迷ったら相談
それでは順番に見ていくこととしましょう！
1.重要度・緊急度を軸として優先順位をつける
優先順位を決める時には「重要度」や「緊急度」を軸として考えることが非常に大切です。
優先順位を決める時に以下の4つの分類にわけて考えてみましょう。
●重要で緊急性の高い仕事
●緊急ではないけれども重要度が高い仕事
●重要度は低いけれども緊急性が高い仕事
●重要度と緊急性が低い仕事
このようにタスクを4つに分類して考えることで、本来の正しい優先順位の順番が見えてくるはずです！
2.所要時間の把握
優先順位だけでなく、所要時間を把握しておくことも忘れてはいけません！
なぜなら、大まかな時間でも予想できなければ適切なスケジュールも組むことができません。
事務処理の時間や移動時間などのおおよそかかる平均時間を普段から認識しておくと時間の誤差も防げるはずです！
毎日のように行う業務は、一度時間を測って記録しておくのもおすすめです。
3.必要な書類や資料は一緒に記録する
タスク管理はできていたのに「必要な書類が手元にない！」なんてことになったら、良い評価は得られませんよね？
気持ちまでも焦ってしまいます。
土壇場で慌てることを防ぐためにも、タスクごとの必要な書類や資料は一緒に記録しておくといいでしょう。
4.自分だけでなく上司やクライアントのスケジュールも想定する
タスクの中には、上司やクライアントに確認が必要なものも出てくるはずです。
そんな時には相手のスケジュールを想定したうえで計画を立てておきましょう。
具体的にどのような工夫をするかというと・・
●確認にかかる時間を多少長めに想定しておく
●修正を依頼された場合も間に合う期間で想定しておく
●余裕を持って上司に確認できる日程や時間を事前に相談しておく
締め切りなどの期日に間に合う、余裕のあるスケジュールを立てることが大切ですね。
5.休憩時間を忘れない
スケジュールを立てる時には必ず休憩時間も入れるようにしましょう。
「休憩している時間がなどない」と思う人も中にはいるかもしれません。
ですが、休憩を省くとかえって疲れがたまり、作業効率が落ちてしまうデメリットになります。
長い休憩時間は難しいとしても、90分に1回休憩をはさむなどこまめに休む時間を取りましょう。
6.やらないことも決める
タスク管理をこなすためには、やらないこともぜひ決めておきましょう。
タスクには優先順位があり、「今やるべきこと」と「やらなくてもよいこと」に分かれます。
今やるべきことにより集中するためにも、「やらないことを始めからタスクに入れない」というような、自分の中でのルールを設けることも大切です。
7.迷ったら相談をする
「タスク管理がうまくいかない」「優先順位がわからない」と、悩んだり迷った場合は上司に相談してみましょう。
客観的に仕事ぶりを見てくれている上司だからこそ、あなたに適した仕事のやり方のアドバイスがもらえるかもしれません。
悩でしまった時には、ひとりで抱え込まずに周りの人に新しいヒントをもらうことも大切です。
